Эскорт-услуги в Москве от Queens Palace


GOUSPO студенческий портал!

форум, учебники, лекции, и многое другое

Мар

30

Технология разработки таблиц баз данных

Автор: admin

Проектирование базы данных и создание таблиц (5 ч)

Технология разработки таблиц баз данных

Процесс создания таблиц баз данных можно подразделить на следующие этапы:

- разработка физической модели данных;

- создание таблицы с помощью Конструктора таблиц;

- установление связей между таблицами;

- заполнение таблиц данными.

Разработка физической модели данных. Прежде чем включит компьютер и запустить ACCESS, желательно с карандашом руках составить обязательные характеристики объектов БД, т.е. физическую модель данных:

-        установить номенклатуру признаков описания объекта (состав и число полей);

-        установить характеристики каждого поля таблицы;

-        оформить результаты в табличном виде.

После того как состав признаков описания объектов и соответ­ствующие им характеристики полей продуманы, можно присту­пить к созданию таблицы в среде ACCESS. В имеющихся версиях этой системы последовательность действий практически одина­кова. Отличия состоят лишь в некоторой разнице оформления диалоговых окон.

Таблица для описания характеристик полей БД

Состав признаков объектов БД Характеристики полей БД
№ п/п Признак Имя поля Тип данных Количество символов Точность

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц. Для со­здания таблицы с помощью Конструктора таблиц необходимо вы­полнить следующие действия:

-        включить компьютер и загрузить программное обеспечение Windows и Access;

-        после загрузки Access в появившемся диалоговом окне дваж­ды щелкнуть кнопкой по меню Файл и выбрать команду Создать;

-        в появившемся диалоговом окне Создание активизировать переключатель База данных, а затем щелкнуть мышью по кнопке ОК;

-        в следующем появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных присвоить имя файлу, указав при этом имя директории (папки), где будет храниться БД; щелкнуть мышью по кнопке Создать.

В следующем появившемся диалоговом окне База данных акти­визировать закладку Таблица и выбрать команду Создать в режиме конструктора.

В появившемся диалоговом окне Конструктор таблиц создать структуру таблицы в соответствии с установленными со­ставом и характеристиками полей.

Конструктор таблиц содержит четыре информационных блока:

- имя поля;

- тип данных;

- описание;

- свойства поля.

В блоке Свойства поля имеется два окна (закладки): Общие    Подстановка.

Свойства поля Общие заполняются обязательно. В окне Подстановка можно задать список значений, который будет выводиться при вводе данных непосредственно в таблицу. Пользователь в этом случае должен будет щелкнуть мышью по нужному значению. Такие поля называют полями со списком.

При задании имен полям таблицы необходимо руководствоваться следующими рекомендациями:

-             имя поля не должно начинаться с пробела;

-             в имени поля не должно быть знаков препинания, скобок, восклицательных знаков;

-             не допускается повторение имен в таблице;

-             имена полей могут содержать до 255 символов. Имя следует задавать имя минимальным числом символов (это необходимо для минимизации объема памяти и времени поиска информации). Же­лательно, чтобы имя поля представляло аббревиатуру названия признака объекта, которое будет вводиться в ячейки поля.

Технология заполнения данных в строки информационных бло­ков Конструктора таблиц аналогична технологии работы с таблицами в текстовом редакторе WORD.

Заполнение информационных блоков следует производить последовательно для каждого поля. Рекомендуется следующий порядок заполнения информационных блоков:

-        ввести имя поля;

-        выбрать тип данных;

-        ввести в строку блока Описание характер вводимых значений в ячейку данного поля (в дальнейшем при заполнении таблицы этот комментарий выводится в стро­ку подсказки в нижней части экрана);

-        повторить указанные действия для всех остальных полей таблицы.

После того как имя поля введено в соответствии с изложенны­ми выше рекомендациями, выбираем для него тип данных. В Кон­структоре таблиц Microsoft Access выбор типа данных можно осу­ществить выбором из списка. В списке предлагаются следующие типы данных.

Текстовый. Поле данного типа может содержать до 255 симво­лов. Это могут быть любые символы, в том числе и цифры. В текстовое поле могут вводиться и одни цифры, если с ними не пред­полагается производить вычислений.

MEMO. Поле MEMO называют полем текстовых примечаний. Этот тип поля предназначен для ввода в него текстовой информа­ции длиной более 255 символов (в Access 2000 — до 65 535 симво­лов). Этот тип данных отличается от текстового тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, которые хранятся отдельно. Это значительно ускоряет обработку таблиц. Поля MEMO не могут быть ключевыми или индексными.

Числовой. Этот тип данных для характеристик объектов базы; данных, которые могут участвовать в математических расчетах.

Дата/Время. Такой тип данных предназначен для указания даты  или времени, характеризующих конкретную запись таблицы (на­пример, дата поступления товара на склад или время начала и окончания работы пользователя в сети Интернет). В данное поле можно вводить даты с 100 по 9999 г.

Денежный. Этот тип данных аналогичен числовому. Отличается от него только характеристиками вводимых чисел. Точность числа не превышает четырех знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных разрядов. В конце числа могут быть проставлены обозначения валюты (р. или $).

Счетчик. Поле содержит уникальный (не повторяющийся) но­мер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются.

Логический. Тип поля, параметры которого могут принимать только два значения, интерпретированные как ДА или НЕТ (Да/ Нет), Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.

OLE (OLE-объект). В ячейки поля данного типа вводятся ссыл­ки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем храни­мых данных в ячейках данного поля ограничен только дисковым пространством компьютера.

Гиперссылка (Hyperlink). Этот тип данных позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно сослаться на лю­бой файл или фрагмент файла, находящегося на том же компью­тере, на котором находится таблица БД, или на любом компью­тере в локальной сети или сети Интернет. Гиперссылка состоит из трех частей: адрес, указывающий путь к файлу; дополнительный адрес, указывающий положение фрагмента внутри файла или стра­ницы текста; отображаемый текст. Каждая часть гиперссылки мо­жет содержать до 2048 символов.

Мастер подстановок. При выборе этого типа имеется возмож­ность создать фиксированный список значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячейки поля.

После установления имени и типа данных следует поместить курсор в соответствующую строку блока Описание и ввести комментарий, позволяющий пользователю правильно вводить инфор­мацию при заполнении таблицы.

Рекомендуется обязательно вводить комментарий, особенно для тех случаев, когда в обозначении имени или подписи поля со­держится недостаточно информации для правильного ввода данных.

После ввода комментария необходимо перейти к блоку Свой­ства поля, разделу Общие и задать полю необходимые свойства. ВКонструкторе таблиц каждому полю в зависимости от типа данных автоматически (по умолчанию) задается определенный на­бор свойств. Конструируя таблицу, эти свойства можно изменять и соответствии с конкретными требованиями к данным.

Имя таблицы. При задании имени таблицы необходимо учесть следующие рекомендации:

-        имя поля должно отражать содержание данных в таблице (класс объектов);

-        в имени таблицы не должно быть знаков препинания, ско­бок, восклицательных знаков;

-        имя таблицы не должно начинаться с пробела;

-        в одном файле БД не должно быть таблиц с одинаковыми именами.

2. Ключевое поле.

Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные таблицы БД должны быть связаны с данными других таблиц. Ключевое поле должно однозначно определять каждую запись в таблице. Значения данных ключевого поля не повторяются (не должны повторяться).

Ключевым может быть любое поле таблицы, если значения данных этого поля могут однозначно определить всю запись.

Если запись нельзя однозначно определить по значению данных одного поля, то устанавливают несколько ключевых полей.

В качестве ключевого поля можно выбрать поле типа Счетчик, которое однозначно определяет каждую запись таблицы.

Ключевое поле создается при описании свойств полей в Конструкторе таблиц. Для этого необходимо выделить необходимо поле и на панели инструментов щелкнуть по соответствующей кнопке.

Несколько замечаний по технологии разработки таблиц. Технология работы в Конструкторе таблиц полностью аналогична работе с таблицами в текстовом редакторе Word.

При создании нескольких таблиц, содержащих одинаковые xaрактеристики объектов, следует применять технологию копирования данных. Для этого необходимо:

1)  открыть созданную ранее таблицу в режиме Конструктор;

2)  выделить поле, которое повторяется в другой таблице;

3)  скопировать выделенное поле (со всеми его свойствами) буфер обмена;

4)  при конструировании другой таблицы вставить из буфера обмена характеристики поля в соответствующую строку Конст­руктора таблиц.

После того как структуры таблиц БД созданы, необходимо ус­тановить логические связи между таблицами.

3. Установление связей между таблицами.

Установление связей меж­ду таблицами необходимо для обеспечения целостности данных.

Целостность данных гарантирует защиту информации от слу­чайных изменений в связанных таблицах.

В связанных таблицах одна таблица является главной, а вто­рая — подчиненной. Главная таблица должна обязательно со­держать ключевое поле. Подчиненная таблица должна содер­жать аналогичное поле, которое не является ключевым.

Для установления связей между таблицами необходимо выпол­нить следующие действия.

-        на панели инструментов окна базы данных активизировать команду (значок) Схема данных;

-        в открывшееся окно построителя схемы данных вве­сти главную и подчиненные таблицы;

-        связать таблицы по одинаковому полю.

При этом параметре не допускается произвольное удаление или изменение записей в главной таблице.

Если установить (включить) параметры связи между таблица­ми Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление свя­занных записей, то при любых изменениях данных в главной таб­лице произойдет автоматическое изменение связанных данных в подчиненной таблице.

После того как состав таблиц базы данных установлен, струк­тура каждой таблицы разработана, определены и установлены связи между таблицами, приступают к заполнению таблиц данными.

4. Заполнение таблиц данными.

Технология ввода данных в табли­цы производится двумя способами:

• непосредственным вводом данных в ячейки таблицы;

•  организацией ввода данных через формы.

При выборе первого способа ввода данных необходимо руко­водствоваться:

• уменьшением вероятности ошибок оператора;

• удобством организации самого процесса ввода данных.

Если таблица базы данных имеет небольшое число полей, ко­торые размещаются на экране монитора, и не связана с другими таблицами, а также если вы создаете некоммерческую систему, то для ввода данных можно не создавать соответствующей формы.

5. Технология разработки запросов

Основное назначение любой информационной системы состоит в предоставлении пользователю необходимой и достоверной информации.

Обработка информации, содержащейся в таблицах БД, осуществляется с помощью запросов.

Запросы представляют собой некоторый набор команд, предназначенных для поиска и обработки информации в таблицах по заданным пользователем условиям (значениям полей). В системе ACCESS в зависимости от выполняемых действий можно создавать следующие виды запросов:

• на выполнение действий (на выборку);

• обновление;

• добавление;

• удаление;

•  создание таблиц.

Каждый из указанных видов запросов может отличаться технологией их создания и формой представления информации. В зависимости от технологии создания запросы можно подразделить на постоянные и параметрические.

Постоянные запросы — это запросы, условие выбора информации в которых не меняется в течение длительного времени.

Параметрические запросы — это запросы, параметры выбора информации в которых меняются.

Результатом выполнения запросов являются динамические таблицы. По форме динамические таблицы могут быть двух видов:

• таблицы, структура которых соответствует исходной таблице (таблицам) БД;

• таблицы, структура которых отличается от исходной таблицы (таблиц) БД, — так называемые кросс таблицы.

Структура кросс таблицы отличается от структуры исходной таблицы БД тем, что заголовками столбцов в такой таблице являются не имена, а значения выбранных полей. Такие таблицы формируются с помощью особых видов запросов — перекрестных запросов.

Перекрестные запросы — это запросы, которые применяются для выбора информации с одновременным группированием данных по значениям отдельных полей. При таком запросе данные  формируются в виде кросс таблицы.

Ваш отзыв


пять − = 4